企業活動に文書の作成は不可欠です。会議の資料、顧客への提案、見積り等々。なかには機密レベルの高い設計図や製品の仕様書、顧客の問い合わせ対応記録といったものもあります。そして、万が一、機密を要する文書が外部に流出すれば、社会的な信頼を失うとともに、金銭面でも大きな代償を払うことになります。文書を安全に管理すること。それは、内部統制が求められる上場企業はもちろん、すべての企業が取り組むべき課題です。
文書は本来、「誰かに読んでもらう」ことを前提に作成されるものです。なかには、顧客への提案書や各種の申請書など、外部とやりとりするためのものも数多くあります。そして、これらの文書を、紙に印刷したり、電子メールにデータを添付して相手に渡すわけですが、手違いなどで閲覧資格のない人に渡ってしまうと、機密情報の漏えいに発展してしまうことも考えられます。
一度流出した文書は、手の施しようがないと考えるのが一般的です。しかし最近では、「ドキュメントガバナンスソリューション」や「文書統制ソリューション」と呼ばれる、外部に流出した電子文書を読めなくするソリューションも登場しています。このソリューションは、社外に配布された後も利用状況を把握し、閲覧を制御することで、流出被害の拡大を最小限に抑えることができます。
また、文書は社員が日々作成するものなので、操作に負担が掛からないことも重要です。このソリューションは、ビジネスで広く利用されているPDFファイルをベースとしているので、使い勝手はそのままに機密レベルを向上させることが可能です。業務の現場に、ドキュメントガバナンスソリューションを導入すれば、無理なく機密を守る仕組みを確立できるのではないでしょうか。（文・フリーランス ライター 小林 秀雄）
（2009年6月29日掲載）
